Installer l’application Flow sur votre téléphone est essentiel pour rester connecté et joignable, peu importe l’emplacement où vous vous trouvez. Voici comment cela fonctionne !
Installation
Téléchargez et installez l’application sur votre Smartphone en cliquant sur un des liens suivants, en fonction du type d’appareil utilisé :
Entrez vos identifiants, activés au préalable grâce au mail d’activation que vous avez reçu via votre administrateur.
Ou, si votre entreprise utilise cette configuration, utilisez votre compte Microsoft 365 pour vous connecter en cliquant sur “Se connecter avec Microsoft”.
Activer les notifications pour les téléphones Android
Si vous possédez un téléphone sous Android, veuillez suivre les étapes suivantes afin de permettre la notification des appels :
Configurer la méthode d’appel
L’application Flow vous propose par défaut de choisir votre méthode d’appel lors de chaque appel. Afin d’éviter cela, et surtout d’éviter d’appeler avec votre numéro de GSM (option “Appeler directement”) plutôt que le réseau de VoIP Belcenter, rendez-vous dans Paramètres > Général > Méthode d’appel et choisissez VoIP (données requises) :
Activez également la réception d’appels sur l’application via Paramètres > Appels entrants > Appels vers un numéro fixe > Avancé
Collègues et contacts
Retrouvez en un coup d’œil l’ensemble de vos collègues et de vos contacts via l’onglet Contacts.
Vous avez également la possibilité d’ajouter des contacts locaux dans l’application, liés à votre compte personnel. Pour cela rendez-vous dans Historique > cliquez sur le numéro de l’appelant > puis sur l’icône de contact pour l’ajouter et le nommer :
Options
Pour enregistrer vos contacts dans le carnet d’adresse local de votre téléphone, donc en-dehors de l’application Flow, rendez-vous dans Paramètres > Général > Collègues et contacts > Enregistrer dans le carnet d’adresse local
Après avoir autorisé l’accès aux contacts de votre appareil, choisissez quels éléments doivent être synchronisés : Collègues, Contacts privés et/ou Contacts partagés (ces derniers sont les contacts importés par votre administrateur dans l’application Flow et partagés avec l’ensemble de vos collègues).
Au même endroit, vous pouvez également choisir d’Enregistrer les recherches de contacts depuis les appels.
Ceci enregistrera automatiquement les numéros des appelants sur votre appareil, il ne vous restera plus qu’à les nommer.
Menu de sélection rapide pendant les appels (Android uniquement)
Si vous utilisez un téléphone Android , vous avez la possibilité d’ajouter un menu de sélection rapide lors des appels sur votre téléphone mobile.
Vous pouvez trouver cette fonction sous Paramètres > Général > Activer le menu rapide pour transférer et basculer les appels. Lorsque la fonction est activée, vous verrez un symbole Flow dans le menu d’appel. Si vous cliquez sur le symbole, vous avez alors la possibilité de transférer l’appel vers votre ligne fixe ou de transférer l’appel vers un collègue, service interne ou tout autre numéro, cela directement dans l’application Flow qui s’ouvrira automatiquement.
Boîte vocale
Par défaut, vous recevez vos messages vocaux par mail, dans un fichier audio. Vous pouvez également retrouver et écouter ces derniers dans Historique > Boîte vocale :
Options
Si vous souhaitez écouter vos messages depuis votre poste de téléphone fixe, composez le 133 puis entrez votre code PIN. Votre code PIN est activé par défaut, et disponible via le menu Paramètres > Boîte vocale > Code PIN de connexion Vous pouvez le modifier à votre convenance.
Pour modifier votre message d’accueil par défaut en cas d’appel sans réponse ou si vous êtes occupé, cela se passe également dans Paramètres > Boîte vocale :
L’enregistrement d’un nouveau message d’accueil se fera directement via le micro de votre smartphone, vous pourrez le renommer ensuite et le sélectionner.
Profils
L’application Flow vous permet d’ajuster vos profils de disponibilité quand cela est nécessaire, et de programmer le comportement de ces derniers.
Vous pouvez afficher la liste des profils par défaut et en sélectionner un où que vous soyez dans l’application :
En cliquant sur l’icône d’horloge à côté du profil que vous souhaitez sélectionner, vous avez la possibilité d’indiquer la durée de ce dernier. Que ce soit pour une réunion de 2 heures, ou lors d’une absence de plusieurs jours pour cause de maladie par exemple :
Paramètres
Vous pouvez facilement modifier les paramètres par défaut des profils et en créer de nouveaux qui correspondent à vos besoins, et à ceux de votre entreprise.
Remarque : Tous les profils par défaut ont un numéro qui leur est attribué. Cliquez sur le lien Afficher les numéros de profils en bas de la liste des profils pour les afficher. Vous avez besoin du numéro de profil si vous souhaitez qu’un événement se trouvant dans un calendrier externe puisse sélectionner automatiquement le profil correspondant.
Pour modifier les paramètres de vos profils ou en créer de nouveaux :
Sélectionnez Paramètres > Profils
Si vous souhaitez modifier un profil existant, cliquez sur un profil existant, ou si vous souhaitez créer un nouveau profil, cliquez sur + Créer un nouveau profil
Pour supprimer un profil :
Sélectionnez Paramètres > Profils
Cliquez sur un profil existant
Appuyez sur le bouton Retirer tout en bas de la page
Remarque : les profils par défaut 1 à 4 ne peuvent pas être supprimés.
Fonctionnement d’un profil
Nom : le nom du profil visible par vos collègues lorsque celui-ci est actif, cela signifie que vos collègues savent par exemple quand vous êtes en réunion, en vacances ou malade.
Statut : si le statut du profil est défini sur Disponible, cela signifie que vous êtes joignable. Voici les différents codes couleurs utilisés :
🟢 = Disponible, pas en appel
🟡 = sonnerie d’appel entrant/sortant
🔴 = Occupé dans un appel
⚪ = Statut d’appel non visible
Si le statut du profil est défini sur Indisponible , vos collègues ne verront pas votre statut d’appel. Ce paramètre n’affecte pas vos appels entrants ou sortants, il détermine uniquement la façon dont votre statut d’appel apparaît pour vos collègues.
Message de statut : ce dernier peut être utilisé pour ajouter des informations supplémentaires à un profil. Par exemple, le profil En réunion peut avoir un message supplémentaire du type : Joignable par message en cas d’urgence.
Si vous ajoutez un message de statut directement dans les paramètres de votre profil, cela signifie que ce dernier sera toujours affiché lorsque ce profil est activé.
Si vous souhaitez ajouter un message de statut uniquement pour une durée limitée, vous pouvez le faire aisément dans la fenêtre de sélection du profil une fois le profil souhaité sélectionné (cela peut être fait également avec le statut Disponible) :
Notifications : vous permet de choisir le type de notification que vous recevrez en fonction de la plateforme utilisée : application Web et pour PC/Mac, Portable (Smartphone), E-mail.
Appel entrant : permet de définir la manière dont les appels entrants sont traités lorsqu’un profil est actif. Les profils standards sont déjà programmés.
Si quelqu’un vous appelle alors que vous avez activé le profil Réunion par exemple, l’appelant entendra que vous êtes en réunion, et l’heure de fin de la réunion sera lue par défaut (option facultative).
Vous pouvez toujours modifier ces paramètres pour par exemple recevoir vos appels même lorsque vous êtes en réunion.
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